ERIKA MELANIA, 7101417051 (2021) SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI KANTOR KELURAHAN SEKARAN. Under Graduates thesis, Universitas Negeri Semarang.

PDF (SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI KANTOR KELURAHAN SEKARAN) - Published Version Restricted to Repository staff only Download (1MB) | Request a copy

Abstract

Pengelolaan arsip yaitu proses pengendalian arsip secara efektif, efisien serta sistematis. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui gambaran sistem pengelolaan arsip dinamis di Kantor Kelurahan Sekaran yang meliputi penciptaan arsip, penggunaan arsip, penyimpanan arsip dan penyusutan arsip. Jenis penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan penelitian dalam melakukan penelitian ini berjumlah empat orang yaitu, satu orang Sekretaris Lurah, dua orang Bagian Pelayanan Administrasi Kantor, dan satu orang Kepala Bagian Kesejahteraan Sosial. Langkah-langkah dalam meganalisis data yaitu meggunakan tekhnik pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Dan untuk tekhnik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa secara umum sistem pengelolaan arsip dinamis di Kantor Kelurahan Sekaran meliputi: 1) Penciptaan arsip dinamis yang meliputi penciptaan surat masuk dan surat keluar. 2) Penggunaan arsip yang meliputi peminjaman arsip dinamis yang menggunakan lembar pinjam arsip yang dibuat dalam tiga rangkap, penemuan kembali arsip yang menggunakan buku agenda serta sistem klasifikasi yang dapat mempermudah penemuan kembali arsip, dan sarana prasarana yang kurang memadai dan menggunakan fasilitas yang seadanya. 3) Penyimpanan arsip yaitu menggunakan sistem penyimpanan Si Laker dan dapat disimpan di ruangan administrasi perkantoran dalam pencarian bisa melihat dengan penomoran atau kode klasifikasi yang telah ditetapkan, sedangkan untuk sistem penyimpanan di Si Laker dapat mengakses melalui website sehingga sistem tersebut akan muncul dan ada beberapa fitur yaitu fitur layanan surat yang digunakan untuk penyimpanan surat masuk dan surat keluar. 4) Penyusutan arsip yang dilakukan yaitu sekitar dua sampai tiga tahun terakhir sesuai dengan jadwal reterensi arsip (JRA). Kesimpulan dan saran yang dihasilkan dalam penelitian sistem pengelolaan arsip dinamis di Kantor Kelurahan Sekaran yaitu: 1) Proses penciptaan arsip dalam pengelolaan arsip yaitu dengan melakukan pencatatan arsip. Pencatatan arsip merupakan pencatatan identitas arsip yang terdiri dari jenis arsip, kode klasifikasi, ringkasan isi arsip, pengirim arsip, tanggal arsip diterima, dan nomor arsip. 2) Proses penggunaan arsip dalam pengelolaan arsip di Kelurahan Sekaran memiliki ix 3 bagian yaitu: a) peminjaman arsip; b) penemuan kembali arsip; c) sarana dan prasarana. 3) Proses penyimpanan arsip dalam pengelolaan arsip yaitu menggunakan sistem penyimpanan Sistem Informasi Layanan Kelurahan Terpadu (Si Laker) serta dapat dilakukan penyimpanan di ruangan administrasi kantor. 4) Proses penyusutan arsip di Kelurahan Sekaran dilakukan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), dan untuk penyusutan arsip di Kelurahan Sekaran dilakukan selama 2 sampai dengan 3 tahun terakhir. Sedangkan untuk saran yang diberikan yaitu: 1) Di Kantor Kelurahan Sekaran untuk ruang penyimpanan arsip aktif dan arsip statis ditempatkan yang berbeda. Arsip aktif penyimpanannya berdekatan dengan petugas arsip sedangkan untuk arsip statis ditempatkan di ruang khusus depot kerja kearsipan. 2) Di Kantor Kelurahan Sekaran berita acara yang disusutkan berdasarkan dengan nilai kegunaan dari arsip bukan berdasarkan jangka waktu, hal ini akan mengakibatkan jika arsip yang masih sering digunakan sudah digolongkan menjadi arsip in-aktif dan dipindahkan ke unit sentral penyimpanan arsip maka akan mempersulit ketika sewaktu-waktu arsip tersebut dibutuhkan.

Actions (login required)

View Item