Novia Farah Azizah, NIM 7101416172 (2020) PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI KANTOR BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KOTA SEMARANG. Under Graduates thesis, Universitas Negeri Semarang.

PDF (PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI KANTOR BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KOTA SEMARANG) - Published Version Restricted to Repository staff only Download (5MB) | Request a copy

Abstract

Kata Kunci: Pengelolaan, Surat Masuk, Surat Keluar Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Sebelum perkembangan teknologi, pengelolaan surat masih menggunakan sistem manual. Namun, dengan adanya teknologi yang semakin berkembang, proses pengelolaan surat mulai menggunakan teknologi dalam proses pengelolaan surat diharapkan menjadi lebih efektif dan efisien. Masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Tujuan penelitian ini untuk mendeskripsikan proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah kota Semarang. Jenis penelitian ini menggunakan penelitian deskriptif kualitatif. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan yaitu pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan dengan sumber informan empat pegawai pengelola administrasi dan empat pegawai umum yang diambil berdasarkan teknik purposive sampling. Hasil dalam penelitian ini adalah mengetahui bahwa proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Semarang meliputi : Tahap dalam proses pengelolaan surat masuk adalah 1) penerimaan surat, 2) penyortiran, 3) pelampiran lembar disposisi, 4) pencatatan 5) pengarahan 6) tindak lanjut dan 7) penyimpanan. Tahap dalam pengelolaan surat keluar adalah 1) pembuatan konsep surat, 2) pemeriksaan berjenjang, 3) persetujuan pimpinan, 4) proses pencatatan dan penomoran, 5) penyimpanan, 6) pendistribusian. Simpulan dalam penelitian ini proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Semarang adalah 1) pencatatan surat masuk menggunakan buku agenda surat masuk, lembar dipsosisi, dan E-Office, 2) pembuatan surat mengacu pada peraturan kepala arsip nasional nomor 2 tahun 2014 tentang tata naskah, 3) penomoran surat berpedoman pada peraturan walikota nomor 33 tahun 2013 tentang pola klasifikasi kearsipan pemerintah kota semarang, 4) E-Office surat keluar belum digunakan. Saran yang diberikan adalah 1) menambah jumlah arsiparis dan sarana prasarana penyimpanan surat, 2) proses pencatatan surat masuk dilakukan setelah mendapat disposisi oleh kepala sehingga pencatatan tidak dilakukan dua kali, 3) perlu kesatuan pemahaman antara staff pengelola surat, dengan diadakannya sosialisasi terkait pengelolaan tata naskah dinas, 4) E-Office surat keluar digunakan sehingga dapat membantu proses pengelolaan surat.

Actions (login required)

View Item