Fitria Diana Kumala Sari , 7101413156 (2017) PENGELOLAAN ARSIP UNTUK MENDUKUNG KELANCARAN ADMINISTRASI SMK ANTONIUS SEMARANG. Under Graduates thesis, Universitas Negeri Semarang.

Preview

PDF - Published Version Download (945kB) | Preview

Abstract

Tata Usaha SMK Antonius Semarang mempunyai tugas salah satunya adalah untuk melaksanakan pengelolaan arsip sekolah agar kegiatan administrasi sekolah berjalan dengan lancar. Masalah yang diteliti dalam penelitian ini yaitu mengetahui bagaimana pengelolaan arsip, kendala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dan upaya-upaya untuk mengatasi kendala-kendala dalam pengelolaan arsip, dan keterkaitan pengelolaan arsip untk mendukung kelancaran adminitrasi di SMK Antonius Semarang. Tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui pengelolaan arsip, kendala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip, upaya-upaya untuk mengatasi kendala-kendala dalam pengelolaan arsip dan bagaimana keterkaitan pengelolaan rasip untuk mendukung kelancaran arsip di SMK Antonius Semarang. Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif. Sumber data dalam penelitian ini adalah Kepala Sekolah, Kepala Tata usaha, Petugas Arsip, Staf Urusan Keuangan dan Kepegawaian, WAKA HUMAS, Waka Kesiswaan dan Waka Kurikulum. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini menggunakan observasi, wawancara dan dokumentasi. Prosedur penelitian ini meliputi tahap pra-lapangan, tahap pekerjaan lapangan, dan tahap analisis data. Analisis data yang digunakan yaitu mengumpulkan data, mereduksi data, kemudian disajikan untuk menarik kesimpulan. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pengelolaan arsip meliputi sistem penyimpanan arsip, tata kerja penyimpanan arsip dan pemakaian arsip, penyusutan arsip, dan penataran pegawai arsip. Kendala yang ada antara lain kesalahan pegawai dalam pemberian kode penyimpanan arsip, tidak ada kartu pinjam arsip maupun buku pinjam arsip, terkadang peminjam arsip mengambil arsip sendiri arsip yang hendak dipinjam, pemeliharaan arsip terhambat tempat dan waktu. penyusutan arsip belum ada jadwal retensi arsipnya. Upaya yang sudah dilakukan untuk mengatasi kendala antara lain membuat daftar klasifikasi pokok soal dan diluangkan waktu untuk dilakukan perawatan dan pemeliharaan arsip Simpulan dari hasil penelitian ini adalah pengelolaan arsip di SMK Antonius Semarang dapat dikatakan kurang baik. Saran penelitian ini adalah Pegawai arsip lebih teliti dalam pemberian kode penyimpanan arsip, Tatakerja peminjaman arsip sebaiknya menggunakan kartu pinjam arsip maupun buku pinjam arsip dan diberikan batasan waktu peminjaman arsip untuk mencegah arsip tidak kembali, Pegawai arsip sebaiknya membuat jadwal retensi arsip agar mempermudah dalam penyusutan arsip, sekolah sebaiknya mencari pegawai arsip yang khusus menangani arsip dan memberikan pelatihan pengelolaan arsip ke pegawai arsip agar dalam pengelolaan arsip menjadi lebih baik. The administration office in SMK Antonius Semarang had a task carried out the management of school archives in order to run the administration activities well. The problem of this research were to know the management of the archives, what are the obstacle encountered in records management, and what are the efforts to overcome obstacles in records management and what is the linkage of management to supported the archives administration in SMK Antonius Semarang. The objectives of this study are to know the management of the archives, what are the obstacle encountered in records management, what are the efforts to overcome obstacles in records management and what is the linkage of management to supported the archives administration in SMK Antonius Semarang. This research used qualitative research method. The data sources in this study were from the Principal, Head of Administration, Archives Officer, Staff of Finance and Personnel Affairs, Vice Leader of Public Relations Staff, Vice Leader of Students Staff and Vice Leader of Curriculum Staff. The data collection techniques in this study such as observation, interviews and documentation. The procedures of this study include the pre-field stage, field work stage, and data analysis phase. The data analysis used collecting data, reducing data, drawing conclusion. The results of this study indicated that archive management includes archive storage system, archive storage and archive usage, archive depreciation, and staff upgrading. Another constraint that exists between employees brought the code error in archival storage, no card loan and loan book archive, and also archives borrowed sometimes take their own archives to be borrowed, the archive maintenance hampered the place and time, shrinkage of archives has no archive retention schedule. The effort to overcome this problem were make a list of classifications and take time for maintenance and maintenance of the archives. The conclusion from the results of this study that the management of archives in SMK Antonius Semarang inadequate from the category. The suggestion implies that the archives need coding archival storage, borrowing management archive should used the card loan records and borrowed books archives, also it needs to gave a time limit of borrowing archive to prevent the archives from not being returned. Moreover, employee records should schedule an archive retention in order to facilitate the depreciation archive, then the schools staff should look for archivists who specialize in archives and provide archive management training to archivists in order to have better manage records.

Actions (login required)

View Item