Ika Rosmeiliana , 7101413098 (2017) SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DALAM UPAYA MENINGKATKAN TERTIB ADMINISTRASI DI KANTOR KECAMATAN GUNUNGPATI KOTA SEMARANG. Under Graduates thesis, Universitas Negeri Semarang.

Preview

PDF - Published Version Download (637kB) | Preview

Abstract

Setiap kegiatan administrasi, baik instansi pemerintah maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Peneliti menemukan bahwa di Kantor Kecamatan Gunungpati kegiatan administrasi masih berjalan dengan lancar dengan sistem pengelolaan arsip yang belum sepenuhnya sesuai dengan prosedur yang seharusnya. Penyimpanan yang belum tersusun baik, belum adanya pencatatan dalam peminjaman arsip, dan belum adanya ruang penyimpanan arsip. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui kebijakan yang diterapkan, sistem pengelolaan arsip, sarana dan prasarana yang digunakan, kendala yang ada dan usaha yang dilakukan untuk mengurangi kendala yang ada. Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif. Informan pada penelitian ini adalah Sekretaris Camat, Kepala dan staff Sub Bag Umum dan Kepegawaian, Kepala Kasi Pemerintahan, Kepala Kasi Pembangunan, Staff Kasi Trantibum Kantor Kecamatan Gunungpati. Teknik pengumpulan data melalui wawancara dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem pengelolaan arsip menggunakan pedoman Perwal Kota Semarang no. 33 tahun 2013, sistem pengelolaan arsip dimulai dari pencatatan arsip dalam buku agenda di Sub Bag Umum dan Kepegawaian, penyimpanan dilakukan oleh setiap Kasi dan Sub Bag, peminjaman yang belum menggunakan kartu pinjam, pemeliharaan dan perawatan belum dilakukan dengan maksimal, pemindahan dilakukan dari lemari arsip kedalam gudang dan pemusnahan belum pernah dilakukan. Peralatan dan perlengkapan sudah ada namun belum sesuai kebutuhan, tempat penyimpanan arsip yang belum ada. Kendala dalam pelaksanaannya yaitu kurangnya sarana dan prasarana terutama tempat penyimpanan arsip, kualitas SDM kurang paham kearsipan, dan penataan arsip yang ditumpuk. Usaha yang dilakukan yaitu dengan meminta penambahan sarana dan prasarana arsip ke Pemerintah Kota, mengikuti sosialisasi mengenai kearsipan bagi pegawai pengelola arsip. Berdasarkan penelitian ini dapat disimpulkan bahwa sistem pengelolaan arsip sudah terlaksana tapi belum sepenuhnya sesuai dengan prosedur walau kegiatan administrasi yang ada tetap berjalan dengan baik dan lancar. Kendala yang dihadapi adalah sarana dan prasarana yang belum tercukupi sesuai dengan kebutuhan, kualitas SDM pengelola arsip yang kurang, penataan arsip yang kurang baik. Usaha yang dilakukan yaitu meminta penambahan sarana dan prasarana arsip ke Pemkot, mengikuti sosialisasi kearsipan. Rekomendasi yang dapat diberikan dengan pemanfaatan sarana dan prasarana yang ada untuk mengelola arsip, peningkatan kualitas kerja pengelola arsip dan memperbaiki penataan arsip terutama dalam penyimpanan.

Actions (login required)

View Item