Wanda Dwi Rahmahwati, 7101415094 (2020) PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA JAWA TENGAH. Under Graduates thesis, Universitas Negeri Semarang.

Preview

PDF (PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA JAWA TENGAH) - Published Version Download (4MB) | Preview

Abstract

Surat merupakan sumber data dan informasi yang penting dan bermanfaat untuk kemajuan organisasi. Sebelum era teknologi, selama ini pengelolaan persuratan masih dilakukan secara manual sehingga dalam proses pelaksanaannya muncul sejumlah permasalahan. Permasalahan dalam penelitian ini adalah pengelolaan surat yang belum berjalan secara maksimal. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan yaitu pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan dengan sumber informan lima pegawai pengelola administrasi yang diambil berdasarkan teknik purposive sampling. Hasil penelitian menunjukan bahwa (1) Pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Jawa Tengah dikelola secara elektronik menggunakan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar (Sisumaker); (2) Tahap pencatatan surat masuk, masih membutuhkan buku agenda untuk mencatat surat masuk yang berasal dari luar Kementerian. Sementara, untuk tahap pencatatan surat keluar, pelaksana menuliskan nomor surat pada excel dan buku agenda. Serta, dalam tahap pendistribusian surat keluar, masih terdapat surat yang harus tercetak; (3) Pada tahap pencatatan sudah dapat dilakukan dengan baik dan tidak ditemukan lagi kendala. Simpulan penelitian ini adalah (1) Pengelolaan surat masuk dan surat keluar dikelola secara elektronik menggunakan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar (Sisumaker); (2) Pengelolaan surat masuk melalui Sisumaker memiliki tahapan mulai dari penerimaan, penilaian, pencatatan, pengarahan, tindak lanjut. dan penyimpanan; (3) Pengelolaan surat keluar melalui Sisumaker memiliki tahapan mulai dari pembuatan konsep surat, pemeriksaan berjenjang, persetujuan surat, diserahkan kepada tata usaha Kantor Wilayah, penyimpanan, dan pengiriman; (4) Terdapat masalah dalam jaringan internet, penulisan kelengkapan perihal surat keluar dan sarana penyimpanan yang belum memadai. Saran yang dapat diberikan yaitu (1) Perlu adanya peningkatan kualitas jaringan internet untuk mengurangi gangguan jaringan, sehingga memperlancar proses pengelolaan surat secara elektroik; (2) Perluasan tempat untuk menyimpan arsip fisik atau dapat dilakukan dengan cara pemeriksaan arsip-arsip yang sudah tidak aktif dan sudah habis masa retensinya, agar dapat dilakukan pemusnahan. Untuk dapat menghemat terkait tempat untuk menyimpan arsip;(3) Perlu adanya kesatuan pemahaman antara staf pada kantor tersebut, dengan diadakannya sosialisasi terkait alur persuratan oleh pimpinan kantor.

Actions (login required)

View Item