Latifatul Ainiyah , 7101415039 (2019) PENGELOLAAN ARSIP DALAM UPAYA MENINGKATKAN TERTIB ADMINISTRASI DI KANTOR KECAMATAN LASEM KABUPATEN REMBANG. Under Graduates thesis, UNNES.

Preview

PDF (PENGELOLAAN ARSIP DALAM UPAYA MENINGKATKAN TERTIB ADMINISTRASI DI KANTOR KECAMATAN LASEM KABUPATEN REMBANG) - Published Version Download (755kB) | Preview

Abstract

Arsip merupakan bukti dan rekaman dari suatu kegiatan mulai dari kegiatan penciptaan sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan yang memiliki nilai penting dan nilai guna bagi penyelenggaraan suatu pemerintah dalam melakukan aktivitas pekerjaannya. Oleh sebab itu sebuah lembaga pemerintah maupun swasta mempunyai tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip. Kantor Kecamatan Lasem di pilih menjadi lokasi penelitian karena berdasarkan observasi awal, terdapat beberapa permasalahan yaitu sarana dan prasarana yang kurang memadai, tidak dimilikinya ruang menyimpan arsip, sistem penyimpanan arsip belum semua memakai pedoman, belum ada petugas arsip, tidak adanya aturan dalam mengelola arsip, tidak adanya anggaran, belum ada prosedur peminjaman arsip serta penemuan kembali arsip belum efektif. Tujuan penelitian ini adalah 1) mendeskripsikan pengelolaan arsip, 2) mengetahui kendala-kendala pengelolaan arsip, dan 3) mengetahui upaya pengelolaan arsip. Metode ini adalah penelitian deskriptif kualitatif. Data dikumpulkan dengan wawancara, observasi dan dokumentasi. Keabsahan data dengan triangulasi data dan triangulasi metode. Informan dalam penelitian ini adalah Sekcam, Kasubbag Umum dan Kepegawaian, Agendaris, Kasubbag Perencanaan dan Keuangan, serta 2 Kasi (Kasi Kesra dan Kasi Tapem). Prosedur penelitian ini meliputi tahap sebelum di lapangan, tahap sesudah dilapangan dan tahap analisis data. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip di Kantor Kecamatan Lasem Kabupaten Rembang meliputi penerimaan surat, pencatatan surat, pendistribusian surat, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, peminjaman arsip, penyusutan arsip serta pemusnahan arsip. Kendala yang terjadi di Kantor Kecamatan Lasem dalam pengelolaan arsip yaitu 1) tidak adanya pegawai arsip, 2) sarana dan prasarana yang kurang memadai, 3) tidak adanya anggaran, 4) tempat penyimpanan yang terbatas, 5) dalam peminjaman tidak ada kartu pinjam arsip. Upaya yang dilakukan yaitu 1) mengajukan anggaran dana ke Dinas Kabupaten, 2) dalam pemakaian peralatan dan perlengkapan sudah dioptimalkan, 3) pegawai mengikuti pelatihan kearsipan. Berdasarkan hasil di atas, dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip di Kantor Kecamatan Lasem di Kabupaten Rembang belum berjalan dengan baik karena tidak sesuai dengan SOP dan pedoman yang digunakan.Sarannya meliputi prosedur dalam pelayanan peminjaman arsip berupa surat pinjam arsip sebaiknya diadakan, penataan ulang gudang, unit pengolah diikutsertakan dalam pelatihan kearsipan, peralatan dan perlengkapan arsip disesuaikan masing-masing Subbagian dan Kasi, sistem penyimpanan disesuaikan pedoman yang sudah ditetapkan, pemusnahan dengan cara dijual hendaknya dilakukan pencacahan dahulu, dan bagian Umpeg melengkapi kartu pinjam arsip.

Actions (login required)

View Item