Elmawati , 7101413099 (2017) PRESERVASI ARSIP VITAL (Studi Kasus Di Biro Umum, Hukum & Kepegawaian Universitas Negeri Semarang). Under Graduates thesis, Universitas Negeri Semarang.

Preview

PDF - Published Version Download (1MB) | Preview

Abstract

Pemeliharaan (preservation) arsip vital yang penting bagi kelangsungan organisasi karena merupakan bukti sah kepemilikan serta melindungi hak dan kewajiban pegawai dimulai sejak fase penciptaan sampai fase penyimpanan dan penyusutan. BUHK dipilih menjadi lokasi penelitian karena berdasarkan hasil observasi awal, sebagian besar aktivitas di masing-masing subbagian berpotensi menciptakan arsip vital. Keadaan ini tidak didukung dengan sumber daya manusia dan sarana prasarana yang memadai. Tujuan penelitian ini adalah untuk: 1) mengidentifikasi arsip vital, 2) mengetahui preservasi arsip vital, dan 3) mengetahui rencana pencegahan dan pemulihan arsip vital pra bencana. Metode yang digunakan adalah studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah dokumentasi, wawancara dan observasi. Keabsahan data dilakukan dengan triangulasi teknik. Informan dalam penelitian ini adalah 6 kasubbag, 10 staf, koordinator layanan & informasi UPT Kearsipan, dan arsiparis Unnes. Hasil penelitian menunjukan bahwa BUHK Unnes belum melakukan identifikasi arsip vital. Berdasarkan analisis hukum dan analisis resiko ada 38 jenis arsip yang masuk kategori vital terdiri dari: 11 % arsip ketatausahaan, 21 % arsip hukum dan ketatalaksanaan, 8 % arsip kepegawaian, 18 % arsip kerumahtanggaan, 34 % arsip pengelolaan barang milik negara, dan 8 % arsip kegiatan pimpinan.Subbagian yang paling berpotensi menciptakan arsip vital adalah subbagian barang milik negara. Preservasi arsip vital dilakukan oleh beberapa staf yang dalam menjalankan tugas dan fungsinya berkaitan dengan arsip vital. Penggunaan peralatan khusus seperti brankas jumlahnya masih sangat terbatas dan pengaturan ruang simpan belum sesuai dengan standar kearsipan. Sementara terkait kesiapan dalam menghadapi bencana BUHK belum memiliki prosedur pencegahan dan pemulihan arsip vital pra bencana. Kesimpulan dari penelitian ini, BUHK adalah satu unit kerja di Unnes yang mengelola banyak arsip vital. Pemeliharaan (preservation) arsip vital belum dilakukan dengan maksimal karena terkendala sumber daya manusia, sarana prasarana dan kebijakan. Pemeliharaan yang belum maksimal turut memberikan dampak ketidaksiapan BUHK dalam pencegahan dan pemulihan arsip vital pra bencana. Saran yang diberikan oleh penulis adalah membentuk tim kerja untuk menganalisis dan menetapkan arsip vital. Untuk preservasi arsip vital dengan maksimal sebaiknya BUHK merekrut satu orang yang memiliki latar belakang pendidikan arsip, pengadaan sarana dan prasarana yang standar, serta mengimplementasikan program arsip vital.

Actions (login required)

View Item