Ahmad Arifudin, 7101408086 (2015) PENGELOLAAN ARSIP UNTUK MENDUKUNG KELANCARAN ADMINISTRASI DI FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG. Under Graduates thesis, UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG.

Preview

PDF - Published Version Download (2MB) | Preview

Abstract

Universitas Negeri Semarang sebagai salah satu Perguruan Tinggi Negeri menyadari pentingnya pengelolaan arsip untuk mendukung kelancaran administrasi, namun pengelolaan arsip di Fakultas Ilmu Pendidikan di Universitas Negeri Semarang belum sesuai dengan buku pedoman pengelolaan arsip yang diterapkan di lingkungan Universitas Negeri Semarang. Permasalahan yangditemukan di lapangan pada saat mengimplementasikan pedoman-pedoman dan kegiatan arsip terhadap pengelolaan arsip di lingkungan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Semarang memiliki banyak kendala diantaranya dalam hal pemberkasan arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, pengamanan/ penyelamatan arsip dan penggunaan arsip Penelitian ini menggunakan metodepenelitian kualitatif. Sumber data dalam penelitian ini adalah Staff 1 Subbagian umum dan kepegawaian, Staff 2 Subbagian umum dan kepegawaian, Kepala Subbagian umum dan kepegawaian, Kepala bagian tata usaha dan Pembantu Dekan II bidang administrasi. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini menggunakanwawancara, observasi dan dokumentasi. Analisis data yang digunakan adalahreduksi data, display/penyajian data, dan mengambil kesimpulan/verifikasi.Hasil penelitian menujukkan bahwa padapemberkasan arsip belum adanya pola klasifikasi kearsipan yang digunakan serta tidak adanya kartu kendali arsip, peralatan yang digunakan dalam penyimpanan arsip masih belum memadai dalam memenuhi kebutuhan penyimpanan arsip serta ruang penyimpanan arsip yang masih dicampur dengan ruang kerja pegawai sehingga arsip menumpuk disembarang tempat dan tercampur dengan barang-barang lain. pemeliharaan arsip tidak dilakukan secara khusus dan berkala, tidak adanya pengatur suhu ruangan yang menyebabkan kertas menjadi lapuk dan cepat rusak. tidak pernah melakukan fumigasi, kurangnya pengamaan arsip karena pegawai lain bebas keluar masuk ruangan tempat menyimpan arsip serta dijualnya arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna. penemuan kembali arsip membutuhkan waktu lama bahkan ada arsip yang tidak dapat diketemukan karena hilang. Belum adanya pencatatan dan penggunaan bukti tanda keluar arsip (kartu pinjam arsip), serta ketentuan untuk jangka waktu pinjam arsip belum ditentukan.Berdasarkan hasil penelitian inidapat disimpulkan bahwa didalam pengelolaan arsip meliputi pemberkasan arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, pengamanan/ penyelamatan arsip serta penggunaan arsip. Rekomendasi yang dapat diberikan antara lain pemberkasan arsip perlu menggunakan kartu kendali arsip, Penyimpanan arsip sebaiknya perlu ada ruang khusus penyimpanan arsip serta ada pegawai khusus yang mengelola arsip tersebut, dan menambah peralatan penyimpanan arsip. Perawatan arsip sebaiknya dilakukan secara berkala, usahakan ada pengatur suhu ruangan dan melakukan fumigasi. Demi keamanan arsip jangan pernah menjual arsipyangsudah tidak memiliki nilai guna namun sebaiknya arsip dimusnahkan sesuai dengan jadwal retensi dan prosedur pemusnahan yang diterapkan di Lingkungan Universitas Negeri Semarang. Memberikansyarat tertulis bagi peminjam arsip seperti meninggalkan identitas diri serta menggunakan kartu pinjam arsip atau formulir peminjaman arsip agar arsip dapat diketahui keberadaannya

Actions (login required)

View Item