Nanik Sri Haryati, 7101409023 (2013) PENGELOLAAN ARSIP DALAM MENDUKUNG TERTIB ADMINISTRASI DI PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG. Under Graduates thesis, Universitas Negeri Semarang.

Preview

PDF (PENGELOLAAN ARSIP DALAM MENDUKUNG TERTIB ADMINISTRASI DI PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG) Download (2MB) | Preview

Abstract

Universitas Negeri Semarang sebagai salah satu Perguruan Tinggi Negeri yang menyadari pentingnya keberadaan satu unit kerja yaitu Pusat Arsip Universitas Negeri Semarang. Namun, unit kerja di Program Pascasarjana Universitas Negeri Semarang belum menerapkan pola klasifikasi kearsipan yang sesuai dengan pedoman tata kearsipan. Permasalahan yang terjadi di lapangan diantaranya terlihat tidak sistematisnya sistem pengarsipan yang sesuai dengan pedoman tata kearsipan di lingkungan Universitas Negeri Semarang, tidak adanya petugas khusus yang menangani pengelolaan bagian kearsipan pada struktur organisasi, dan terbatasnya tempat penyimpanan. Selama ini dalam pola klasifikasi kearsipan masih dijumpai antara masalah surat dengan kode surat kurang sesuai, sehingga akan menyulitkan dalam pengelompokan maupun penemuan kembali surat tersebut. Melihat permasalahan tersebut maka dilakukan penelitian kualitatif dengan mendeskripsikan Pengelolaan arsip. Sumber data dalam penelitian ini sebagai informan yaitu asisten direktur 2, kepala bagian tata usaha, kepala dan salah satu staf subbagian umum dan kepegawaian, ketua dan sekretaris Gugus Pengembang Arsip dan Dokumen Pascasarjana Universitas Negeri Semarang. Teknik pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini dengan menggunakan teknik wawancara, observasi dan dokumentasi. Prosedur penelitian ini meliputi tahap pra-lapangan, tahap pekerjaan lapangan, dan tahap analisis data. Hasil penelitian yang diperoleh pada perencanaan arsip dengan mengidentifikasi kebutuhan arsip dan ruang khusus penyimpanan arsip serta pengklasifikasian dalam bentuk pengkodean arsip. Pelaksanaan pengelolaan arsip diantaranya pelimpahan wewenang pegawai/petugas arsip, pengalokasian anggaran, penyediaan peralatan dan perlengkapan, serta pengaplikasian sistem penyimpanan arsip. Pengendalian arsip untuk arsip yang mengalami kerusakan karena faktor ekstrinsik, seperti terserang rayap dilakukan dengan membasmi obat anti rayap dan dibersihkan secara rutin serta menempatkan arsip pada rak dan lemari dari bahan besi. Pengawasan arsip masih dilakukan secara mandiri pada masing-masing Subbagian Pascasarjana Universitas Negeri Semarang. Berdasarkan hasil penelitian di atas dapat disimpulkan bahwa didalam pengelolaan kearsipan meliputi perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pengawasan arsip. Rekomendasi yang dapat diberikan antara lain pada perencanaan arsip diperlukan ruangan khusus penyimpanan arsip dan pengkodean jenis-jenis arsip. Pelaksanaan pengelolaan arsip dibutuhkan arsiparis dan pengembangan sistem penyimpanan arsip berbasis IT serta penyimpanan secara manual dilakukan dengan sistem pokok soal berkode untuk mempermudah penemuan kembali arsip. Pemeliharaan arsip diperlukan usaha pengamanan arsip, pemusnahan dan peminjaman arsip agar arsip dapat terjaga kelestarian dan keamanannya dengan menerapkan prosedur penyimpanan arsip dilakukan dengan mencatat pada lembar peminjaman arsip dan disertai kartu bukti pinjam arsip.

Actions (login required)

View Item